Eén dossier per relatie, één plek per project

In de meeste systemen leven klanten en leveranciers in aparte lijsten. Zodra dezelfde partij beide is — de bakker die bij jou inkoopt én aan jou levert — heb je twee records die uit elkaar gaan lopen. HotsaCity houdt daarom één record per relatie bij: een contact kan tegelijk klant, leverancier en B2B-partner zijn, zonder dubbelingen.

Elk record heeft een volledig dossier: alle boekingen, transacties en facturen van die relatie op één plek, plus een activiteitenlog van wat er wanneer gebeurde. Wil je een relatie iets extra's gunnen, dan koppel je een korting aan het record. Overzicht houd je met vier tabs: Klanten, Leveranciers, B2B en Alle.

Een project is de plek waar alles van één klus samenkomt: budget, deadline, status, team, taken, uren, documenten, kosten en de discussie eromheen. Je bekijkt je projecten zoals jij het prettig vindt — als tabel, als kaarten of als kanban-board — en het projectdashboard toont voortgang, kosten, team en de volgende mijlpaal in één oogopslag.

Het bijzondere is dat een project niet bij de grenzen van je eigen bedrijf ophoudt. Je nodigt een ander bedrijf op het platform uit als projectpartner, met drie toegangsniveaus: gelijke partner, beperkt (alleen de tabs die jij deelt) of alleen lezen. Vóór de partner accepteert, kunnen jullie in de uitnodigingschat al afstemmen wat de bedoeling is — de discussie hoort bij de uitnodiging, niet bij je mailbox.

Niet iedereen op een project hoeft alles te kunnen. Het permissiesysteem kent 21 permissie-keys in 7 categorieën, en elk project start automatisch met drie standaardrollen: Projectleider, Teamlid en Viewer. Past dat niet, dan bouw je eigen rollen — permissies aanvinken, kleur kiezen, klaar — en sla je ze op als template die je in elk volgend project hergebruikt.

Binnen een project organiseer je mensen in teams, elk met een teamleider. Werk je met een partner, dan wijst elk bedrijf de eigen mensen toe en beheert het eigen team — zo wordt een gezamenlijke klus door beide kanten bemand.

Elke medewerker op een project krijgt een toewijzing met een rol. De uren zelf komen niet uit een spreadsheet: medewerkers klokken bij het inklokken direct op het project in. Zo weet je op elk moment hoeveel uur er werkelijk in een klus zit.

Het werk zelf structureer je met taken en mijlpalen. Een taak heeft een beschrijving, deadline, geschatte uren en een toewijzing, en doorloopt zijn status met één klik: te doen, in uitvoering, afgerond. Taken hang je aan mijlpalen — en elke mijlpaal toont een voortgangsbalk, zodat je in één blik ziet hoe ver de ruwbouw, de installatie of de afwerking is.

Alles wat bij een project hoort, blijft bij het project. Documenten upload je in een mappenstructuur met gedeelde en privé-mappen, en per document kies je: gedeeld met je partners of privé voor je eigen bedrijf. De bouwtekening deel je dus wél met de installateur, de interne calculatie niet.

De projectchat vervangt de losse mailtjes: één chat per project, voor iedereen met toegang tot het project. En de financiële kant sluit aan op de rest van het platform — uitgaven en leveranciersfacturen koppel je aan het project, en het team ziet in het werknemersportaal welke magazijnitems op de projectlocatie liggen.