Van rooster tot loonstrook, zonder losse lijstjes

De meeste bedrijven houden personeelszaken bij in drie of vier losse systemen: een rooster-app, een urenbriefje, een verlofmailtje en een Excel voor de lonen. Het probleem is niet dat die tools slecht zijn — het probleem is dat ze niets van elkaar weten, zodat jij aan het eind van de maand alles zit te vergelijken en over te typen.

In HotsaCity is het één keten. Je plant een dienst, de medewerker klokt op die dienst in, de geklokte uren komen ter goedkeuring bij jou, en goedgekeurde uren stromen door naar de maandelijkse salarisverwerking. Verlof dat je goedkeurt is meteen zichtbaar in de roosterplanning, zodat je niemand inplant die er niet is.

Elke medewerker heeft één dossier: profiel met avatar, contactgegevens, contract, rol en inloggegevens voor het werknemersportaal. Contracten leg je vast in vier vormen — vast, tijdelijk, oproep of freelance — met salaristype, ingangs- en einddatum en proeftijd. Loopt een tijdelijk contract af, dan krijg je daar vanzelf een waarschuwing van.

De gevoelige kant van het dossier is serieus beveiligd: BSN- en ID-documentnummers worden versleuteld opgeslagen met AES-256-GCM. En met rolgebaseerde rechten — 74 permissies in 24 categorieën — bepaal jij per rol precies wie wat mag zien en doen, van alleen inklokken tot volledig personeelsbeheer.

Het rooster maak je in een maandkalender: je sleept diensten naar de juiste dag en medewerker. Voor terugkerende diensten gebruik je diensttemplates — ochtend, middag, avond of je eigen varianten, elk met eigen kleur, tijden en pauze. Een week die goed zit kopieer je in één handeling naar de volgende, en past daarna individueel aan waar nodig.

Medewerkers geven zelf hun beschikbaarheid door: een vast weekpatroon met voorkeurstijden per dag, plus uitzonderingen voor specifieke datums. Die beschikbaarheid zie je direct in de planning staan. En wil een medewerker ruilen met een collega, dan regelen ze dat onderling in het portaal — de wissel gaat pas door na jouw goedkeuring.

Klokken gaat via het werknemersportaal, en inloggen kan op drie manieren: met e-mail en wachtwoord, met alleen een pincode, of met een badgecode. De medewerker ziet zijn huidige dienst staan (welke dienst, van hoe laat tot hoe laat, op welk project), klokt in, registreert pauzes met een minutenteller en klokt weer uit.

Werk je met projecten, dan kiest de medewerker bij het inklokken op welk project de uren geboekt worden — zo weet je per klus wat hij werkelijk kost. En voor de kantine of de keukendeur werkt een gedeelde tablet prima: personeel klokt daar via de team-login met een pincode in en uit.

Verlof kent vijf soorten: vakantie, ziekte, persoonlijk, ouderschapsverlof en onbetaald verlof. Een medewerker vraagt aan via het portaal en jij keurt goed of af. Het saldo wordt per type bijgehouden: wettelijke dagen, extra dagen, meegenomen dagen van vorig jaar en speciale dagen, elk apart zichtbaar.

Bij de jaarovergang is er een jaarlijkse carry-over van de verlofsaldo's: resterende dagen gaan mee naar het nieuwe jaar. Zo begint niemand het jaar met een verkeerd saldo, en hoef jij geen jaarlijkse spreadsheet-exercitie meer te doen.

Elke maand stelt het systeem per medewerker een salarisoverzicht samen op basis van de goedgekeurde uren: reguliere uren, overwerk, bruto loon, inhoudingen en netto. De verwerking doorloopt een vaste route — concept, definitief, uitbetaald — en zodra een periode definitief is, gaat die op slot: niemand kan er achteraf nog ongemerkt in wijzigen.

Werk je met een loonadministratie in Nmbrs, dan koppel je die rechtstreeks. Uren en verlof gaan automatisch mee naar Nmbrs, medewerkers worden gesynchroniseerd (ook uitdiensttreding), en loonstroken en jaaropgaven komen als PDF terug — je medewerkers downloaden hun eigen loonstrook gewoon in het portaal.