Elke klant die bij jou boekt krijgt automatisch een eigen portaal: afspraken bekijken en annuleren, berichten sturen, het rittenkaart-saldo checken en reviews schrijven. Voor jou betekent dat minder telefoontjes en mailtjes — het portaal is er gewoon, je hoeft er niets voor in te richten.
“Kan mijn afspraak naar donderdag?” — “Hoeveel ritten heb ik nog op mijn kaart?” — “Kun je de tijd nog een keer doorgeven?” Herkenbaar? Elke vraag die een klant zelf kan beantwoorden, is een telefoontje dat jij niet hoeft op te nemen. Het klantportaal beantwoordt precies die vragen: klanten zien er hun boekingen, hun saldo en hun berichten, en regelen wijzigingen zelf — ook 's avonds om elf uur, als jouw zaak allang dicht is.
En het werkt twee kanten op. Annuleert een klant een afspraak, dan zie jij dat gewoon in je agenda verschijnen, komt het vrijgekomen slot direct weer beschikbaar en wordt de annulering direct in je administratie verwerkt. Niemand hoeft iets over te typen of door te bellen.
Klant boekt bij jou
Via je website, telefonisch of aan de deur — elke klant met een account heeft direct toegang tot het portaal.
De boeking staat in het portaal
Met datum, tijd en details, naast eventuele eerdere boekingen, berichten en pakketten.
Klant regelt wijzigingen zelf
Annuleren, notities aanpassen en bij tafelreserveringen de groepsgrootte wijzigen — binnen de regels die jij hebt ingesteld.
Jij ziet alles vanzelf terug
De wijziging staat in je agenda, het slot komt vrij en de administratie wordt automatisch bijgewerkt.
Het portaal is opgebouwd rond een overzichtelijk dashboard met acht tabs. De klant ziet in één oogopslag wat er speelt: statistieken over boekingen en reviews, badges bij de tabs voor afspraken van vandaag, ongelezen berichten en resterend pakket-saldo.
Het hart van het portaal is de agenda. Elke boeking staat erin met alle details, en de klant kan er — binnen de annuleringsregels die jij instelt — zelf mee aan de slag: een afspraak annuleren, een notitie toevoegen, of bij een tafelreservering de groepsgrootte aanpassen. Verzetten kan via de link in de bevestigingsmail van de boeking. Jij bepaalt de deadline; het systeem bewaakt hem.
Wie een afspraak liever in de eigen telefoon-agenda ziet, downloadt op de boekingsbevestigingspagina een iCal-bestand (.ics) — dat werkt met vrijwel elke agenda-app. Zo staat de knipafspraak of yogales gewoon tussen de rest van de week.
Sanne heeft een 10-rittenkaart bij yogastudio Balans. In haar portaal ziet ze dat er nog vier ritten op staan en tot wanneer die geldig zijn. De les van woensdag komt slecht uit, dus verzet ze hem 's avonds om elf uur naar donderdag via de link in haar bevestigingsmail — zonder te bellen, zonder te wachten op antwoord.
Na de les krijgt ze een uitnodiging om een review te schrijven. Haar vijf sterren verschijnen als geverifieerde review op de site van de studio, en de studio zag de wijziging van woensdag gewoon vanzelf in de agenda verschijnen.
Vragen van klanten komen binnen in één berichteninbox, per bedrijf gebundeld als gesprek — met chat-weergave en leesbevestigingen, zodat beide kanten zien wat er is gelezen. Voor de klant betekent dat: niet zoeken in een volle mailbox naar dat ene antwoord. Voor jou: alle klantcommunicatie op één plek, naast de boeking waar het over gaat.
Verkoop je lespakketten of rittenkaarten, dan is het portaal ook de saldo-meter van je klant: hoeveel ritten er nog op de kaart staan, tot wanneer het pakket geldig is en hoeveel er al gebruikt is. Het saldo loopt automatisch mee bij elke inschrijving — de vraag “hoeveel lessen heb ik nog?” beantwoordt het portaal dus voortaan zelf.
Vanuit het portaal schrijven klanten reviews met sterren en tekst — maar niet zomaar: alleen geverifieerde klanten kunnen een review achterlaten, na een echt bezoek of een echte boeking. Reageert een bedrijf op een review, dan leest de klant dat antwoord terug in het portaal. Zo blijven reviews op HotsaCity echt en waardevol — voor klanten én voor jou.
Daarnaast slaan klanten hun favoriete bedrijven op. Op jouw bedrijfspagina zien ingelogde klanten onderin een actiebalk met vier knoppen: favoriet maken, review schrijven, een bericht sturen of je pagina delen. Elke favoriet is een klant die jou makkelijk terugvindt — en dus makkelijker terugkomt.
Inloggen is bewust laagdrempelig: met e-mail en wachtwoord, en de sessie blijft standaard 30 dagen geldig — wie regelmatig terugkomt hoeft dus niet steeds opnieuw in te loggen. Wachtwoord vergeten? De herstel-link staat op de inlogpagina. Bij registratie helpt een sterktemeter om een goed wachtwoord te kiezen.
In de instellingen ziet de klant de eigen profielgegevens en kiest die zelf een licht of donker thema. En vanzelfsprekend ziet elke klant uitsluitend de eigen gegevens — boekingen, berichten en favorieten van anderen zijn strikt afgeschermd.
Privacy: Elke klant ziet alleen de eigen boekingen, berichten en gegevens. De grenzen tussen klantaccounts worden actief getest en bewaakt — een klant kan nooit bij de afspraken of gegevens van een ander.
Sinds Noor haar boekingen via HotsaCity laat lopen, is het aantal telefoontjes over verzetten en annuleren merkbaar gedaald: klanten annuleren zelf in hun portaal of verzetten via de link in hun bevestigingsmail, en de wijzigingen verschijnen vanzelf in haar agenda. De vragen die overblijven komen binnen via de berichteninbox — die beantwoordt ze tussen twee knipbeurten door.
Haar vaste klanten hebben de salon als favoriet opgeslagen en boeken hun volgende afspraak met een paar tikken. En elke geverifieerde review die ze via het portaal schrijven, maakt haar pagina overtuigender voor nieuwe klanten.
Alles op deze pagina zit in hetzelfde abonnement van €20 per maand.
Bouw een professionele website zonder code: modules slepen, thema kiezen, publiceren.
Vijf boekingstypen: tijdsloten, afspraken, lessen, tafels en verhuur — gekoppeld aan je site en administratie.
Verkoop producten via je eigen site: catalogus met categorieën en opties, winkelwagen, iDEAL-checkout en orderbeheer.
Menukaart op je site, bestellingen voor afhalen of bezorgen, en een keukenscherm met stations en bonnen.
Bezorggebied op postcode, zones en tarieven, een bezorger-app en track & trace voor je klant.
Automatische journalisering, facturen, BTW-aangifte, debiteuren en bonnenscanner — volgens Nederlandse standaarden.
Roosters, prikklok, verlof, contracten en salarisadministratie in één doorlopende flow.
Connecties met andere bedrijven: inkopen, personeel uitlenen en samenwerken met automatische boekhouding.
Eén relatiedossier per contact plus projectmanagement met teams, taken, mijlpalen en documenten.
Selfservice voor je team: rooster, prikklok, verlof, loonstroken en projecttaken.
Locaties, artikelen, barcodescannen met je telefoon en elke voorraadbeweging vastgelegd.
Alleen geverifieerde reviews via QR of e-mail, met een eerlijke kans om klachten eerst op te lossen.
HotsaBot beantwoordt vragen in elk portaal; HotsaGuard bewaakt de beveiliging 24/7.
Mollie, bankkoppeling, Nmbrs, KvK en UBL/Peppol — verbonden met de systemen die je al kent.
WCAG 2.1 AA als standaard: jouw website en portalen werken voor iedereen, ook met een beperking.
Gebouwd langs ISO 27001, AVG, RGS, UBL/Peppol en WCAG — voor wie met overheden en zorg werkt.
Encryptie, MFA, audit trails, sessiebeheer en AVG-compliance tot in de details.
Je accountant kijkt live mee met eigen rol en rechten — geen exports mailen, geen wachtwoorden delen.
Maak een account aan en probeer alles 14 dagen gratis uit — geen betaalgegevens nodig.