Altijd weten wat waar ligt — tot in de bus van je monteur

De kern van het systeem is simpel: elk artikel en elke locatie heeft een barcode, en elke verplaatsing wordt geregistreerd met een reden. Geen losse lijstjes, geen Excel die achterloopt, geen “volgens mij ligt het achterin” — maar één administratie die klopt omdat het bijwerken sneller gaat dan het overslaan.

En dat bijwerken doe je met het apparaat dat toch al in je broekzak zit. De camera van je telefoon is je barcodescanner: scannen, locatie kiezen, beweging registreren, eventueel een notitie erbij. Klaar.

Een magazijn is in de praktijk nooit één grote bak. Daarom werk je in HotsaCity met zes locatietypen die je vrij combineert: een magazijn met secties, secties met schappen, schappen met bakken. En omdat spullen niet altijd binnen blijven, zijn er ook twee locatietypen voor onderweg: de projectlocatie (materiaal dat bij een klus ligt) en het voertuig (de vaste uitrusting in de bus van je monteur).

Voertuigen zijn in de magazijnmodule meer dan een locatietype: je beheert ze als volwaardige bedrijfsmiddelen. Per voertuig leg je kenteken, merk en model vast, houd je de vervaldatums van APK en verzekering in beeld, en definieer je een standaard-uitrusting (loadout) — de vaste spullen die altijd in de bus horen te liggen. En je wijst een voertuig toe aan een chauffeur of aan een project, zodat altijd duidelijk is wie ermee rijdt en waarvoor.

Elk artikel heeft een SKU, een categorie, een hoeveelheid en een herbesteldrempel: zakt de voorraad daaronder, dan zie je dat direct in het overzicht — vóórdat je nee moet verkopen. Barcodes hoef je niet zelf te verzinnen: het systeem genereert ze voor je, als klassieke streepjescode (Code128) of als QR-code, met een instelbaar voorvoegsel zodat jouw codes herkenbaar zijn.

Een voorraadmutatie zonder reden is een raadsel dat je later moet oplossen. Daarom kent het systeem acht bewegingstypen, zodat je bij elke wijziging direct vastlegt wát er gebeurde. De daggeschiedenis toont vervolgens per dag welke bewegingen er waren — inclusief notities, zodat je een week later nog weet waaróm die tent naar onderhoud ging.

De grootste drempel bij voorraadbeheer is niet het bijhouden — het is het begínnen. Wie al honderden artikelen in een spreadsheet heeft staan, gaat die niet met de hand overtikken. Daarom is er de CSV-import met kolomwizard: je uploadt je bestand, wijst per kolom aan welk veld het is (naam, SKU, aantal, categorie), en de wizard zet alles voor je klaar.

Gebruik je de verhuurmodule al? Dan hoef je helemaal niets te importeren: je verhuur-items worden gesynchroniseerd naar het magazijn, zodat elke tent, fiets of geluidsset ook als magazijnartikel bestaat — met eigen barcode.

Een magazijn dat los staat van de rest van je bedrijf loopt altijd achter. Daarom hangt het magazijn aan de andere modules van het platform: een verhuur of B2B-verkoop telt automatisch door in je voorraad, en bij verhuur-items die per exemplaar gevolgd worden, wordt een beschadigd geregistreerd exemplaar niet meer verhuurd tot het gerepareerd is.

Werk je met projecten? Dan check je materiaal uit naar een projectlocatie, en zien de medewerkers die aan dat project gekoppeld zijn de materialenlijst van hun klus in het werknemersportaal. Zo weet iedereen op de bouwplaats wat er ligt — en jij weet wat er terug moet komen.