Rooster bekijken, inklokken, verlof aanvragen, loonstroken downloaden, taken afvinken: je medewerkers doen het zelf, via de teamportaal-link van jouw bedrijf. En hoeveel iemand ziet, bepaal jij — van alleen de prikklok tot volledige toegang tot boekingen en financiën.
De vragen die elke werkgever kent — “wanneer werk ik volgende week?”, “hoeveel vakantiedagen heb ik nog?”, “kun je mijn loonstrook nog eens sturen?” — beantwoordt het medewerkersportaal vanzelf. Het portaal telt ruim 25 pagina's: een dashboard, kernpagina's voor het dagelijkse werk van de medewerker, en beheerpagina's die alleen zichtbaar worden voor wie daar de rechten voor heeft.
Het dashboard is de startplek: een welkomstbericht, de inklok-knop, de eerstvolgende dienst en snelkoppelingen naar de modules waar deze medewerker bij mag. Zo ziet een oproepkracht een klein, overzichtelijk portaal — en een bedrijfsleider een compleet werkstation.
Dezelfde schermen als de eigenaar: De beheerpagina's zijn geen uitgeklede versies: een medewerker met boekingsrechten werkt in exact dezelfde boekingsomgeving als jij in je admin-panel. Eén systeem, één manier van werken — alleen de toegang verschilt per rol.
Uren bijhouden op papier of in een appje loopt altijd een keer mis. De prikklok in het portaal registreert in- en uitklokken en pauzes met een live klok, en bewaart de geschiedenis per dag en per periode. Werkt je bedrijf met projecten, dan kiest de medewerker bij het inklokken meteen het project — zo landen de uren automatisch op de juiste klus.
Inloggen bij de klok kan op drie manieren, van formeel tot bliksemsnel: met e-mail en wachtwoord, met een persoonlijke pincode van 4 tot 6 cijfers, of door een badgecode in te voeren. En voor de werkvloer werkt een gedeelde tablet prima: medewerkers klokken daar met hun eigen pincode in en uit.
Bij de keukendeur van De Berk hangt een gedeelde tablet. Wie binnenkomt, tikt zijn pincode of badgecode in — inklokken duurt twee seconden, en de pauze registreren gaat net zo snel. Niemand hoeft achteraf uren te reconstrueren.
De eigenaresse ziet de gewerkte uren automatisch terugkomen in de salarisadministratie. De briefjes en het rekenwerk aan het eind van de maand zijn verleden tijd.
In het rooster ziet de medewerker de eigen diensten per week — en ook wie er verder werkt, zodat het team weet waar het aan toe is. Komt een dienst slecht uit, dan vraagt de medewerker zelf een dienstwissel aan; na goedkeuring door de manager is het rooster direct bijgewerkt. Zo lossen medewerkers het onderling op, terwijl jij de regie houdt.
Beschikbaarheid geven medewerkers zelf door: een vast weekpatroon met voorkeurstijden per dag, plus uitzonderingen voor specifieke datums. Die beschikbaarheid zie jij terug bij het plannen — dus geen diensten meer op dagen waarvan iedereen wist dat ze niet konden, behalve jij.
Verlof aanvragen begint met weten wat er nog staat. Het portaal toont het actuele saldo, en de aanvraag gaat via een formulier direct naar de goedkeuring — met per aanvraag de status: ingediend, goedgekeurd of afgewezen. Ook eerdere jaren zijn terug te kijken via de jaarselector.
Loonstroken staan per jaar klaar in het portaal, met de details uitklapbaar en de PDF direct te downloaden. En belangrijk: loonstroken zijn strikt persoonlijk — een medewerker ziet uitsluitend de eigen stroken, nooit die van een collega. Die grens is technisch afgedwongen en wordt actief getest.
Medewerkers die op projecten werken, zien in het portaal alleen de projecten waaraan ze zijn toegewezen. Per project zijn er vijf tabbladen — overzicht, taken, berichten, materialen en documenten — zodat alles over de klus op één plek staat. De takenpagina verzamelt daarnaast alle taken over projecten heen, met één tik van “te doen” naar “bezig” naar “afgerond”.
Werkt je bedrijf met voorraad, dan heeft het portaal ook een magazijn-onderdeel: artikelen zoeken, en met de camera van de telefoon barcodes scannen om spullen in te nemen, uit te geven of te verplaatsen. Geen aparte scanner nodig — de telefoon in de broekzak is genoeg.
Niet iedereen hoort overal bij te kunnen, en dat is hier structureel geregeld met een dubbele sleutel: een medewerker ziet een onderdeel alleen als de rol de permissie heeft én de module bij jouw bedrijf actief is. Een oproepkracht ziet standaard alleen prikklok, rooster, verlof, loonstroken en taken; wie meer verantwoordelijkheid krijgt, krijgt via de rol meer portaal.
Werk je met een gescheiden consumenten- en zakelijke kant, dan wisselen medewerkers met de juiste rechten in de zijbalk van kanaal: alles, alleen consumenten (C2B) of alleen zakelijk (B2B). En jij als eigenaar? Via de owner bridge stap je met één klik vanuit je admin-panel het medewerkersportaal in — handig om te zien wat je team ziet, of om zelf in te klokken als je meewerkt.
Elk bedrijf heeft een eigen teamportaal-adres: hotsacity.com/team/bedrijfsnaam. Die link geef jij aan je medewerkers — meer is het niet. Geen aparte app installeren, geen accounts bij een externe dienst: de medewerker opent de link, logt in en staat in het portaal van jouw bedrijf.
Jij voegt de medewerker toe
In je personeelsbeheer maak je het profiel aan en bepaal je de rol en rechten.
Je deelt de teamportaal-link
hotsacity.com/team/bedrijfsnaam — per e-mail, in de groepsapp of op het prikbord.
De medewerker logt in
Met e-mail en wachtwoord, pincode of badgecode — welke methode jullie ook prettig vinden.
Het portaal staat klaar
Rooster, prikklok, verlof en loonstroken — precies de onderdelen die bij de rol horen.
Tim checkt in de bus naar huis zijn rooster voor volgende week en ziet dat hij vrijdag op het project “Marktplein” staat. Hij vraagt meteen verlof aan voor de vrijdag erna — zijn saldo staat ernaast, dus hij weet dat het past. Zijn leidinggevende keurt het 's avonds goed en het rooster is direct bijgewerkt.
Op de klus klokt hij in op het juiste project, zodat zijn uren automatisch bij “Marktplein” belanden. Zijn loonstrook van vorige maand downloadt hij zelf als PDF. Niemand op kantoor heeft er iets voor hoeven doen.
Alles op deze pagina zit in hetzelfde abonnement van €20 per maand.
Bouw een professionele website zonder code: modules slepen, thema kiezen, publiceren.
Vijf boekingstypen: tijdsloten, afspraken, lessen, tafels en verhuur — gekoppeld aan je site en administratie.
Verkoop producten via je eigen site: catalogus met categorieën en opties, winkelwagen, iDEAL-checkout en orderbeheer.
Menukaart op je site, bestellingen voor afhalen of bezorgen, en een keukenscherm met stations en bonnen.
Bezorggebied op postcode, zones en tarieven, een bezorger-app en track & trace voor je klant.
Automatische journalisering, facturen, BTW-aangifte, debiteuren en bonnenscanner — volgens Nederlandse standaarden.
Roosters, prikklok, verlof, contracten en salarisadministratie in één doorlopende flow.
Connecties met andere bedrijven: inkopen, personeel uitlenen en samenwerken met automatische boekhouding.
Eén relatiedossier per contact plus projectmanagement met teams, taken, mijlpalen en documenten.
Je klanten beheren zelf hun boekingen, berichten, reviews en favorieten — dag en nacht.
Locaties, artikelen, barcodescannen met je telefoon en elke voorraadbeweging vastgelegd.
Alleen geverifieerde reviews via QR of e-mail, met een eerlijke kans om klachten eerst op te lossen.
HotsaBot beantwoordt vragen in elk portaal; HotsaGuard bewaakt de beveiliging 24/7.
Mollie, bankkoppeling, Nmbrs, KvK en UBL/Peppol — verbonden met de systemen die je al kent.
WCAG 2.1 AA als standaard: jouw website en portalen werken voor iedereen, ook met een beperking.
Gebouwd langs ISO 27001, AVG, RGS, UBL/Peppol en WCAG — voor wie met overheden en zorg werkt.
Encryptie, MFA, audit trails, sessiebeheer en AVG-compliance tot in de details.
Je accountant kijkt live mee met eigen rol en rechten — geen exports mailen, geen wachtwoorden delen.
Maak een account aan en probeer alles 14 dagen gratis uit — geen betaalgegevens nodig.