Zakendoen met andere bedrijven, zonder overtypen

Alles begint met een connectie. Je vindt een bedrijf in de openbare B2B-marketplace — zoeken op naam, categorie of locatie — of je kent je partner al en zoekt hem direct op. Je stuurt een connectieverzoek, de ander keurt goed, en vanaf dat moment zijn jullie wederzijds partner: jij staat bij hen als klant én leverancier, zij bij jou.

Bij goedkeuring gebeurt er meteen iets nuttigs: de artikelcatalogus van je partner wordt automatisch gesynchroniseerd naar jouw omgeving. Je hoeft geen prijslijsten over te nemen — je bladert gewoon door het actuele aanbod van je leverancier, en met één knop ververs je de catalogus wanneer je wilt. Zichtbaarheid in de marketplace bepaal je zelf — al wordt die bij het publiceren van een B2B-website automatisch aangezet; uitzetten kan altijd.

Elke partner heeft een eigen hub met acht tabs: Overzicht, Catalogus, Projecten, Personeel, Tarieven, Berichten, Uitlenen en Administratie. Daar zie je in één oogopslag de samenwerkingsgeschiedenis — gedeelde projecten, artikelen, facturen en uren — en regel je alles wat bij die ene relatie hoort, zonder te schakelen tussen losse schermen.

Onder Tarieven stel je partnerprijzen in: per artikel een absolute prijs of een kortingspercentage, of in bulk een korting over het hele assortiment. Die partnerprijzen ziet je partner terug in de catalogus — hij bladert door jouw aanbod tegen zíjn prijs. En het gaat verder dan fysieke artikelen: ook diensten, verhuur, lessen en artikelen kunnen zakelijk verhandeld worden.

Bestellen doe je rechtstreeks uit de partnercatalogus. Een inkooporder doorloopt een duidelijke route: concept, verzonden, bevestigd, (deels) geleverd. Komt de levering binnen, dan registreer je de ontvangst — ook gedeeltelijke leveringen — en op dat moment gebeurt waar het B2B-systeem om draait.

Bij de ontvangstbevestiging wordt de factuur automatisch aangemaakt en bij beide bedrijven tegelijk verwerkt: bij jou als inkoop met voorbelasting, bij je leverancier als omzet met BTW. Beide administraties krijgen hun journaalpost, beide partijen een notificatie. Niemand typt iets over, en de boekhouding van koper en verkoper vertellen per definitie hetzelfde verhaal.

Veel bedrijven bedienen twee werelden tegelijk: consumenten aan de voorkant, zakelijke afnemers aan de achterkant. Die twee wil je niet door elkaar in je cijfers. Daarom kent HotsaCity een kanaalscheiding: met één schakelaar in het admin-panel kijk je naar Alles, alleen Consumenten (C2B) of alleen Zakelijk (B2B).

De scheiding is geen filtertje bovenop, maar loopt door het hele systeem: omzet, kosten en cashflow per kanaal, journaalposten die hun kanaalherkomst kennen, voorraad, lessen, promoties en berichten per kanaal gefilterd. En voor boekingen kies je zelf of de capaciteit gedeeld is of gescheiden — zodat zakelijke reserveringen nooit ongemerkt je consumentenagenda opeten.

De ene ondernemer heeft in juni handen tekort, de andere heeft ze over. Via het uitleensysteem leen je medewerkers uit aan of in van je partners — van een korte, lichte uitlening tot een langdurige, volledig geïntegreerde samenwerking. Het begint met een verzoek of een aanbod, met een discussie-chat eraan waarin je de details met elkaar afstemt.

Per uitlening bepaal je precies wat de ingeleende medewerker mag, met acht aparte permissies — onder meer prikklok, uren inzien, roosters, verlof en documenten. Drie integratie-schakelaars regelen hoe ver de medewerker meedraait: opnemen in de roosters, in het verlofbeheer en/of in de payroll van de inlener. Het uurtarief leg je per toewijzing vast, de uren per week spreek je af op het verzoek, en een dashboard toont wie je hebt uitgeleend en wie je hebt ingeleend.

Naast je publieke website kun je een tweede, zakelijke website live hebben — gebouwd met dezelfde builder, maar met eigen inhoud voor je zakelijke bezoekers. Beide staan tegelijk online: consumenten zien jouw publieke site, bedrijven jouw B2B-site.

De B2B-site werkt met vier toegangsniveaus: anoniem, ingelogd, in afwachting van goedkeuring en goedgekeurde partner. Prijzen blijven vervaagd totdat een bezoeker als partner is goedgekeurd — je laat dus wél zien wat je aanbiedt, zonder je zakelijke tarieven op straat te leggen. Alleen de prijsweergave verschilt per toegangsniveau.