Elke boeking, verkoop, verhuur en B2B-order wordt automatisch als journaalpost geboekt — volgens dubbel boekhouden en het Nederlandse RGS-rekeningschema. Jij fotografeert je bonnen, verstuurt je facturen en controleert de BTW-aangifte die al voor je klaarstaat.
De meeste boekhoudsoftware begint waar jouw werk ophoudt: jij moet er alles zelf in krijgen. Bij HotsaCity is dat omgedraaid. Omdat je boekingen, verkopen, verhuur en B2B-orders al ín het platform gebeuren, worden ze op het moment zelf als journaalpost verwerkt — dubbel boekhouden, met de juiste omzetrekening per module en de BTW er meteen bij. Er is geen koppeling die kan haperen en geen export die je vergeet, want er valt niets te koppelen: het is één systeem.
Wat overblijft is het werk dat van buiten komt: bonnen, inkoopfacturen en je banktransacties. Ook daar is het zoveel mogelijk vangen in plaats van typen — de bonnenscanner leest je bon uit, de UBL-import leest digitale facturen in, en de bankkoppeling zet transacties klaar om af te letteren.
Er gebeurt iets in je bedrijf
Een klant boekt, koopt of huurt — via je website, aan de deur of via een B2B-partner.
De journaalpost wordt automatisch geboekt
Omzet, BTW en debiteuren op de juiste RGS-rekeningen, zonder dat jij iets overtypt.
Bonnen en inkoopfacturen komen er vanzelf bij
Foto van de bon of import van een UBL-factuur — bedrag, leverancier en BTW worden uitgelezen en ingeboekt.
Banktransacties letter je af
De bankkoppeling haalt je transacties op en zet ze klaar om te matchen met openstaande posten.
De BTW-aangifte staat klaar
Aan het eind van het tijdvak controleer je de bedragen en exporteer je de aangifte als XML.
Onder de motorkap draait een volwaardig grootboek met een RGS-compatibel rekeningschema met 45 rekeningen — het Referentie Grootboekschema dat elke Nederlandse boekhouder en accountant herkent. Alles wordt geboekt volgens dubbel boekhouden: elke journaalpost is in balans, en fouten herstel je netjes met een terugboeking in plaats van stiekem wissen.
Voor de afsluiting is er een complete beheerlaag: een wizard voor je beginbalans als je overstapt, periodeafsluiting, jaarafsluiting en een audittrail op het grootboek zodat je altijd kunt terugzien wat er wanneer geboekt is.
BTW-aangifte: Alles wat het tijdvak door automatisch is geboekt, komt samen in de BTW-rapportage. Je controleert de bedragen en exporteert de aangifte als XML — geen spreadsheet-avond meer aan het eind van het kwartaal.
Facturen maak je aan, verstuur je en volg je vanuit één scherm — inclusief betaalstatus. Voor vaste klanten met een vast bedrag zet je een terugkerende factuur aan die automatisch maandelijks wordt aangemaakt. En omdat elke factuur meteen in het grootboek staat, klopt je debiteurenpositie altijd.
Wordt er niet betaald, dan zie je dat vanzelf. De verouderingsanalyse deelt je openstaande posten in op ouderdom: 0-30, 31-60, 61-90 en 90+ dagen. Per debiteur is er een debiteurenkaart met saldo-verloop en notities, en heb je een compleet arsenaal: herinnering sturen, wettelijke rente van 8% per jaar berekenen, overdragen aan een incassobureau of — als het echt niet meer komt — netjes afboeken met de bijbehorende journaalpost.
Van Dijk stuurt zijn facturen 's avonds vanaf de bank. Een vaste zakelijke klant blijkt al 45 dagen niet betaald te hebben — dat ziet hij niet doordat hij lijstjes bijhoudt, maar doordat de factuur vanzelf in de kolom “31-60 dagen” van de verouderingsanalyse is geschoven. Eén klik voor een herinnering; blijft betaling uit, dan rekent het systeem de wettelijke rente van 8% voor hem uit.
Voor diezelfde klant had hij eerder een kredietlimiet ingesteld. Toen die overschreden dreigde te raken, blokkeerde het systeem een nieuwe factuur — geen extra werk leveren aan iemand die de vorige rekening nog moet betalen.
De inkoopkant is waar de meeste administratie-uren weglekken: bonnetjes, inkoopfacturen, leveranciersgegevens. HotsaCity vangt ze op drie manieren. De bonnenscanner leest met OCR (Claude Vision) bedrag, leverancier en BTW van een foto — en werkt ook met PDF's van meerdere pagina's. Digitale facturen importeer je als UBL/Peppol-XML(SI-UBL 2.0 en Peppol BIS 3.0, het formaat dat steeds meer leveranciers standaard meesturen). En prijslijsten van leveranciers laad je in via de CSV-import met kolomwizard.
Nieuwe leverancier of zakelijke klant? De KvK-lookup vult de bedrijfsgegevens in en de VIES-check valideert het EU-BTW-nummer. Vaste lasten zet je één keer op als terugkerende kosten, en investeringen beheer je als vaste activa met afschrijving en levensduur — de afschrijvingen worden meegeboekt.
De eigenaar van Kustwiel haalt onderdelen bij de groothandel en tankt de bus. Beide bonnen fotografeert hij in de auto — bedrag, leverancier en BTW staan ingeboekt voordat hij thuis is. De maandfactuur van zijn fietsenleverancier komt als UBL-bestand binnen: importeren, controleren, klaar. Zijn huur en verzekeringen lopen als terugkerende kosten mee, en de nieuwe e-bikes staan als vaste activa met hun afschrijving in de boeken.
Het financieel dashboard laat zien hoe je bedrijf ervoor staat: KPI's, de omzettrend en de omzet uitgesplitst per module — zodat je ziet wat je boekingen, verhuur en services elk opleveren. Voor het formele werk zijn er de rapporten die je accountant verwacht: winst & verlies, balans en proefbalans.
En alles wat erin zit, krijg je er ook uit: het exportcentrum levert CSV, MT940 (bank), XML en JSON — en facturen als PDF. Geen vendor lock-in op je eigen cijfers.
Consument en zakelijk gescheiden: Gebruik je de kanaalscheiding, dan houdt de administratie je consumentenkant (C2B) en zakelijke kant (B2B) financieel uit elkaar — omzet, kosten en cashflow per kanaal, tot in de journaalposten. Handig voor jezelf, en herkenbaar voor je accountant.
Je accountant kijkt live mee: Je verbindt je accountant of boekhouder als B2B-partner en geeft die een eigen rol met eigen rechten — van alleen meekijken tot volwaardig meeboeken. Geen exports mailen, geen inloggegevens delen. Meer daarover op de pagina voor accountants & boekhouders.
Alles op deze pagina zit in hetzelfde abonnement van €20 per maand.
Bouw een professionele website zonder code: modules slepen, thema kiezen, publiceren.
Vijf boekingstypen: tijdsloten, afspraken, lessen, tafels en verhuur — gekoppeld aan je site en administratie.
Verkoop producten via je eigen site: catalogus met categorieën en opties, winkelwagen, iDEAL-checkout en orderbeheer.
Menukaart op je site, bestellingen voor afhalen of bezorgen, en een keukenscherm met stations en bonnen.
Bezorggebied op postcode, zones en tarieven, een bezorger-app en track & trace voor je klant.
Roosters, prikklok, verlof, contracten en salarisadministratie in één doorlopende flow.
Connecties met andere bedrijven: inkopen, personeel uitlenen en samenwerken met automatische boekhouding.
Eén relatiedossier per contact plus projectmanagement met teams, taken, mijlpalen en documenten.
Je klanten beheren zelf hun boekingen, berichten, reviews en favorieten — dag en nacht.
Selfservice voor je team: rooster, prikklok, verlof, loonstroken en projecttaken.
Locaties, artikelen, barcodescannen met je telefoon en elke voorraadbeweging vastgelegd.
Alleen geverifieerde reviews via QR of e-mail, met een eerlijke kans om klachten eerst op te lossen.
HotsaBot beantwoordt vragen in elk portaal; HotsaGuard bewaakt de beveiliging 24/7.
Mollie, bankkoppeling, Nmbrs, KvK en UBL/Peppol — verbonden met de systemen die je al kent.
WCAG 2.1 AA als standaard: jouw website en portalen werken voor iedereen, ook met een beperking.
Gebouwd langs ISO 27001, AVG, RGS, UBL/Peppol en WCAG — voor wie met overheden en zorg werkt.
Encryptie, MFA, audit trails, sessiebeheer en AVG-compliance tot in de details.
Je accountant kijkt live mee met eigen rol en rechten — geen exports mailen, geen wachtwoorden delen.
Maak een account aan en probeer alles 14 dagen gratis uit — geen betaalgegevens nodig.