Algemene Voorwaarden

2.1. Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op elk gebruik van het Platform, iedere Overeenkomst tussen HotsaCity en de Gebruiker, en op alle aanbiedingen en diensten van HotsaCity.

2.2. Door het aanmaken van een Account of het gebruik van het Platform verklaart de Gebruiker deze Algemene Voorwaarden te hebben gelezen, begrepen en geaccepteerd.

2.3. De toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van de Gebruiker wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen.

2.4. Indien enige bepaling van deze Algemene Voorwaarden nietig is of vernietigd wordt, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht.

2.5. HotsaCity is gerechtigd deze Algemene Voorwaarden eenzijdig te wijzigen. Wijzigingen worden minimaal 30 dagen voor inwerkingtreding aan de Gebruiker bekendgemaakt via het Platform en/of per e-mail. Indien de Gebruiker niet akkoord gaat met de gewijzigde voorwaarden, heeft de Gebruiker het recht de Overeenkomst op te zeggen voor de datum van inwerkingtreding van de wijziging.

3.1. HotsaCity biedt een alles-in-één SaaS-platform voor bedrijven met de volgende functionaliteiten:

3.2. HotsaCity spant zich in om de Diensten zo goed en continu mogelijk te leveren, maar geeft geen garantie van ononderbroken beschikbaarheid (zie artikel 9).

3.3. HotsaCity is gerechtigd de Diensten te wijzigen, uit te breiden of aan te passen. Bij wezenlijke wijzigingen die de Gebruiker benadelen, wordt de Gebruiker minimaal 30 dagen vooraf geïnformeerd.

3.4. HotsaCity kan aanvullende modules of functionaliteiten aanbieden tegen afzonderlijke voorwaarden en/of tarieven.

4.1. Om gebruik te maken van de Diensten moet de Gebruiker een Account aanmaken met een geldig e-mailadres en een veilig wachtwoord.

4.2. De Gebruiker garandeert dat de bij registratie verstrekte gegevens juist, volledig en actueel zijn. De Gebruiker is verplicht wijzigingen onverwijld door te voeren in het Account.

4.3. De Gebruiker is volledig verantwoordelijk voor het geheimhouden van inloggegevens en alle activiteiten die plaatsvinden onder het Account. HotsaCity raadt het gebruik van multi-factor authenticatie (MFA) sterk aan.

4.4. De Gebruiker stelt HotsaCity onmiddellijk op de hoogte van (vermoedelijk) ongeautoriseerd gebruik van het Account of enige andere inbreuk op de beveiliging.

4.5. HotsaCity is gerechtigd een Account (tijdelijk) te blokkeren of te verwijderen bij vermoeden van misbruik, fraude, schending van deze Voorwaarden of op grond van een wettelijke verplichting.

4.6. Per bedrijf wordt één primair Account aangemaakt. De Gebruiker kan aanvullende Medewerkeraccounts toevoegen met rolgebaseerde toegangsrechten.

5.1. De Diensten worden aangeboden op basis van abonnementen. De geldende tarieven, abonnementsvormen en bijbehorende functionaliteiten worden gepubliceerd op het Platform.

5.2. Alle genoemde prijzen zijn exclusief BTW, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.

5.3. Betalingen worden verwerkt via Mollie B.V. De Gebruiker gaat akkoord met de betalingsvoorwaarden van Mollie. HotsaCity slaat geen creditcard- of bankkaartgegevens op.

5.4. Facturatie geschiedt maandelijks of jaarlijks vooraf, afhankelijk van het gekozen abonnement. De factuur wordt digitaal beschikbaar gesteld in het Account en/of per e-mail verzonden.

5.5. Bij niet-tijdige betaling is de Gebruiker van rechtswege in verzuim. HotsaCity is gerechtigd na een herinnering de toegang tot het Platform op te schorten totdat volledige betaling is ontvangen.

5.6. HotsaCity is gerechtigd de tarieven jaarlijks aan te passen. Tariefwijzigingen worden minimaal 30 dagen voor inwerkingtreding aangekondigd. Bij een tariefverhoging heeft de Gebruiker het recht het abonnement op te zeggen tegen de datum waarop de verhoging ingaat.

5.7. Restitutiebeleid: Bij jaarabonnementen kan binnen 14 dagen na afsluiting volledige restitutie worden aangevraagd (herroepingsrecht conform de Wet koop op afstand, indien van toepassing). Na deze periode vindt geen restitutie plaats voor de resterende abonnementsperiode, tenzij sprake is van een toerekenbare tekortkoming van HotsaCity.

5.8. Bij beëindiging van het abonnement behoudt de Gebruiker gedurende 30 dagen leestoegrang tot het Account om gegevens te exporteren (zie artikel 11).

6.1. Alle intellectuele eigendomsrechten op het Platform, waaronder maar niet beperkt tot de software, broncode, architectuur, ontwerpen, teksten, logo's, afbeeldingen en documentatie, berusten uitsluitend bij HotsaCity of haar licentiegevers.

6.2. De Gebruiker verkrijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar, herroepelijk gebruiksrecht op het Platform voor de duur van de Overeenkomst en uitsluitend voor het doel waarvoor de Diensten zijn bedoeld.

6.3. Het is de Gebruiker niet toegestaan om het Platform of onderdelen daarvan te kopiëren, te wijzigen, te decompileren, te reverse-engineeren, te distribueren of op enige andere wijze te gebruiken buiten het beoogde gebruik.

6.4. Door Gebruiker gegenereerde Content: De Gebruiker behoudt alle intellectuele eigendomsrechten op Content die de Gebruiker op het Platform plaatst. Door Content te plaatsen verleent de Gebruiker HotsaCity een beperkte, niet-exclusieve licentie om deze Content te gebruiken, op te slaan en weer te geven uitsluitend ten behoeve van de dienstverlening.

6.5. De Gebruiker garandeert dat de door hem geplaatste Content geen inbreuk maakt op rechten van derden, waaronder intellectuele eigendomsrechten, portretrechten of andere rechten.

6.6. Na beëindiging van de Overeenkomst worden de Content en gegevens van de Gebruiker behandeld conform artikel 11 (Beëindiging).

7.1. De Gebruiker maakt uitsluitend rechtmatig gebruik van het Platform en handelt in overeenstemming met deze Voorwaarden, toepasselijke wet- en regelgeving en de goede zeden.

7.2. Het is de Gebruiker verboden het Platform te gebruiken voor:

• Activiteiten die in strijd zijn met de wet, openbare orde of goede zeden
• Het verspreiden van malware, spam of ongewenste communicatie
• Het inbreuk maken op rechten van derden (intellectueel eigendom, privacy)
• Het overbelasten of verstoren van het Platform of de onderliggende infrastructuur
• Het proberen ongeautoriseerde toegang te verkrijgen tot accounts, systemen of gegevens van anderen
• Het plaatsen van misleidende, frauduleuze of anderszins schadelijke Content
• Het scrapen, indexeren of automatisch verzamelen van gegevens van het Platform

7.3. De Gebruiker is zelf verantwoordelijk voor de juistheid en rechtmatigheid van alle Content en gegevens die via het Account worden verwerkt, waaronder klantgegevens, medewerkersgegevens en financiële administratie.

7.4. De Gebruiker is, als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG, zelf verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving met betrekking tot de persoonsgegevens van zijn klanten en medewerkers die via het Platform worden verwerkt.

7.5. De Gebruiker vrijwaart HotsaCity tegen alle claims van derden die verband houden met het gebruik van het Platform door de Gebruiker of de door de Gebruiker geplaatste Content.

8.1. HotsaCity verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet AVG. Voor een volledig overzicht verwijzen wij naar onze Privacyverklaring.

8.2. Ten aanzien van de persoonsgegevens die de Gebruiker via het Platform verwerkt van zijn eigen klanten en medewerkers, treedt HotsaCity op als verwerker en de Gebruiker als verwerkingsverantwoordelijke. De Verwerkersovereenkomst maakt integraal onderdeel uit van deze Algemene Voorwaarden.

8.3. De Gebruiker is zelf verantwoordelijk voor het informeren van zijn klanten en medewerkers over de verwerking van hun persoonsgegevens en voor het verkrijgen van de eventueel benodigde toestemming.

8.4. Indien de Gebruiker gezondheidsgegevens of andere bijzondere persoonsgegevens verwerkt via het Platform, is de Gebruiker gehouden aan de aanvullende vereisten uit de AVG (Art. 9), de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) en NEN 7510 normen, voor zover van toepassing.

8.5. HotsaCity zal de Gebruiker bijstaan bij het nakomen van diens verplichtingen onder de AVG, waaronder het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen, het uitvoeren van gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (DPIA) en het melden van datalekken, conform de Verwerkersovereenkomst.

9.1. HotsaCity streeft naar een beschikbaarheid van het Platform van 99,5% op jaarbasis, gemeten exclusief gepland onderhoud en overmacht.

9.2. Gepland onderhoud: HotsaCity is gerechtigd het Platform tijdelijk buiten gebruik te stellen voor onderhoud, updates of upgrades. Gepland onderhoud wordt, indien redelijkerwijs mogelijk, minimaal 48 uur van tevoren aangekondigd en vindt bij voorkeur plaats buiten kantooruren (CET).

9.3. Noodonderhoud: In geval van urgente beveiligingsproblemen of kritieke fouten kan HotsaCity zonder voorafgaande aankondiging onderhoud uitvoeren. De Gebruiker wordt zo spoedig mogelijk geïnformeerd.

9.4. Overmacht (force majeure): HotsaCity is niet aansprakelijk voor het niet of niet-tijdig nakomen van verplichtingen als gevolg van overmacht, waaronder maar niet beperkt tot: storingen in de telecommunicatie-infrastructuur, stroomuitval, natuurrampen, oorlog, epidemieën, overheidsmaatregelen, storingen bij toeleveranciers of hostingproviders, DDoS-aanvallen of andere cyberaanvallen.

9.5. HotsaCity maakt regelmatig versleutelde back-ups van alle gegevens. In geval van dataverlies spant HotsaCity zich in om gegevens zo snel mogelijk te herstellen vanuit de meest recente back-up.

10.1. Beperking: De totale aansprakelijkheid van HotsaCity wegens een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst of op welke rechtsgrond dan ook, is beperkt tot het bedrag dat de Gebruiker in de 12 maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan HotsaCity heeft betaald, met een maximum van EUR 5.000,-.

10.2. Uitsluiting: HotsaCity is nimmer aansprakelijk voor:

• Indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verlies van gegevens of schade door bedrijfsstagnatie
• Schade als gevolg van het gebruik van door de Gebruiker verstrekte onjuiste of onvolledige gegevens
• Schade als gevolg van ongeautoriseerd gebruik van het Account door derden
• Schade als gevolg van storingen of onbeschikbaarheid van het Platform door overmacht
• Schade als gevolg van wijzigingen in de Content of gegevens door de Gebruiker zelf
• Schade veroorzaakt door diensten of producten van derden (waaronder Mollie, Nmbrs)

10.3. De beperkingen van aansprakelijkheid in dit artikel gelden niet in geval van opzet of bewuste roekeloosheid van de bedrijfsleiding van HotsaCity.

10.4. Iedere vordering tot schadevergoeding jegens HotsaCity vervalt door het enkele verloop van 12 maanden na het ontstaan van de vordering, tenzij de Gebruiker voor het verstrijken van die termijn een rechtsvordering heeft ingesteld.

11.1. Opzegging door Gebruiker: De Gebruiker kan de Overeenkomst op elk moment opzeggen via de accountinstellingen of door een schriftelijk verzoek te sturen naar info@hotsacity.com. Het abonnement eindigt aan het einde van de lopende betaalperiode.

11.2. Opzegging door HotsaCity: HotsaCity kan de Overeenkomst opzeggen met inachtneming van een opzegtermijn van 30 dagen. In geval van ernstige schending van deze Voorwaarden, fraude of misbruik kan HotsaCity de Overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen.

11.3. Gevolgen van beëindiging:

• Het Account wordt gedeactiveerd op de einddatum
• De Gebruiker behoudt gedurende 30 dagen na beëindiging leestoegang tot het Account om gegevens te exporteren (recht op dataportabiliteit, Art. 20 AVG)
• Na de exportperiode van 30 dagen worden alle Content en persoonsgegevens definitief verwijderd, behoudens wettelijke bewaarplichten (bijv. 7 jaar voor financiële gegevens)
• Openstaande betalingsverplichtingen blijven verschuldigd

11.4. Data-export: De Gebruiker kan gedurende de exportperiode zijn gegevens downloaden in gangbare, machineleesbare formaten (JSON, CSV). HotsaCity biedt hiervoor exportfunctionaliteit in het Account.

11.5. Bij beëindiging van de Overeenkomst eindigt ook de Verwerkersovereenkomst, met inachtneming van de daarin opgenomen bepalingen over gegevensverwijdering.

12.1. Op deze Algemene Voorwaarden en de Overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing, met uitsluiting van het Weens Koopverdrag (CISG).

12.2. Partijen zullen geschillen eerst in onderling overleg proberen op te lossen. Indien partijen er niet in slagen het geschil binnen 30 dagen in der minne te schikken, wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waarin HotsaCity is gevestigd.

12.3. Consumenten (natuurlijke personen die niet handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf) kunnen zich ook wenden tot het Europese platform voor onlinegeschillenbeslechting (ODR): ec.europa.eu/consumers/odr.

13.1. De Verwerkersovereenkomst (Data Processing Agreement) maakt integraal onderdeel uit van deze Algemene Voorwaarden en regelt de verwerking van persoonsgegevens door HotsaCity als verwerker namens de Gebruiker als verwerkingsverantwoordelijke.

13.2. Door het accepteren van deze Algemene Voorwaarden accepteert de Gebruiker tevens de Verwerkersovereenkomst.

13.3. De Verwerkersovereenkomst is beschikbaar op hotsacity.com/dpa en wordt bij substantiële wijzigingen voorafgaand aan de Gebruiker gecommuniceerd.

14.1. Deelbaarheid: Indien een of meerdere bepalingen van deze Algemene Voorwaarden geheel of gedeeltelijk nietig zijn of vernietigd worden, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht. De nietige of vernietigde bepaling wordt vervangen door een bepaling die qua inhoud en strekking zoveel mogelijk aansluit bij de oorspronkelijke bepaling.

14.2. Verklaring van afstand: Het niet uitoefenen of het vertraagd uitoefenen van enig recht of rechtsmiddel door HotsaCity houdt geen afstand van dat recht of rechtsmiddel in.

14.3. Overdracht: De Gebruiker mag rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst niet overdragen aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van HotsaCity. HotsaCity is gerechtigd de Overeenkomst over te dragen aan een rechtsopvolger, mits de Gebruiker hiervan tijdig op de hoogte wordt gesteld.

14.4. Gehele overeenkomst: Deze Algemene Voorwaarden, samen met de Privacyverklaring, Cookieverklaring en Verwerkersovereenkomst, vormen de volledige overeenkomst tussen partijen en vervangen alle eerdere afspraken, toezeggingen of overeenkomsten met betrekking tot het onderwerp.

14.5. Taal: Deze Algemene Voorwaarden zijn opgesteld in het Nederlands. In geval van een vertaling prevaleert de Nederlandse tekst.